Proyectos TIC en el Sector Público
Algunas cifras
El estado chileno según un estudio desarrollado por la Dirección de Presupuestos con cifras presupuestarias del año 2003, gasta en tecnologías de información y comunicaciones (TIC) aproximadamente 205 millones de dólares anuales, lo cual representa un 2.3% del gasto total del estado y aproximadamente 0.2% del PIB. Lo cual si bien es un buen porcentaje comparado con el gasto promedio en TIC a nivel nacional correspondiente al 1.66% de la facturación, está muy por debajo del gasto en tecnologías de información en otras latitudes como en el caso del Reino Unido donde llega al 1% del PIB. Según el mismo informe se demuestra que el gasto se concentra mayoritariamente en el ítem servicios computacionales.
¿Qué ocurre con los proyectos?
Las cifras respecto del desarrollo y comportamiento de proyectos TIC existentes no son muy alentadoras, según estudios realizados por Standish Group en USA y la Universidad de Oxford en el Reino Unido, sólo el 16% de los proyectos TIC son exitosos (se considera exitoso, proyectos que han terminado utilizando los recursos y tiempos inicialmente planificados). Si el análisis se restringe sólo a proyectos de desarrollo de software esta cifra baja al 1%.
Otro elemento interesante de destacar de dicho estudio es que tanto el sector privado como público mantienen tasas de éxito equivalentes.
Estructura de Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto podemos identificar básicamente tres grandes fases, diseño, ejecución y operación. Los factores de riesgo los podemos visualizar en un espacio tridimensional en el cual los ejes son: tamaño del proyecto, calidad de la definición de los requerimientos y nivel de conocimiento de la tecnología necesaria. En la medida que al momento del diseño del proyecto pueda situar mi proyecto en dicho espacio, esto me va a dar ciertas luces del riesgo asociado.
Caracterísiticas de Proyectos TIC en el Estado
Los proyectos TIC tienen singularidades propias dentro del sector público, las cuales deben ser atendidas y analizadas al momento del diseño y análisis del mismo. Estas se pueden segmentar en tres áreas:
Gobierno:
- Los gastos en el estado tienen el escrutinio público (accountability)
- Con mucha frecuencia se promocionan proyectos antes de su puesta en marcha, lo que pone una presión excesiva para su término
- El ámbito público tiene un marco jurídico y regulatorio bastante rígido. El derecho público regula lo que se puede hacer (sólo lo que está dicho)
- En muchos proyectos se requiere de coordinaciones interinstituciones lo que complejiza los proyectos.
Tecnológicos:
- La velocidad del cambio tecnológico es extremadamente acelerada, lo que no está de acuerdo con las velocidades de cambio en el sector público.
- En general las soluciones tecnológicas en el estado están asociadas a grandes volúmenes transaccionales y de procesamiento, lo que plantea un gran desafío al momento de definir las arquitectura tecnológicas necesarias
- El nivel de desarrollo tecnológico dentro del estado es muy heterogeneo, lo que hace muy complejo definir soluciones de carácter global.
Gestión:
- Se requieren habilidades de gestión y administración de proyectos tecnológicos complejos
- Los contratos son de alta complejidad, tanto en su diseño, como en su posterior administración.
- Existe una pobre administración de proveedores, ya sea por desconocimiento y/o por restricciones reglamentarias
Causas de Fracasos de Proyectos TIC
Entre las principales causas de fracasos de los proyectos tecnológicos puedo mencionar:
- Falta de vínculo entre el proyecto y las prioridades estratégicas de la institución
- Falta de habilidades de gestión de proyectos y administración del riesgo
- Falta de liderazgo y ownership del proyecto
- Poco conocimiento de la industria TI local y de lo que realmente puede proveer.
- Presupuestos mal definidos
- Evaluación de propuestas con mirada de corto plazo sustentado en oferta económico y no en valor del gasto
- Pocas iniciativas para segmentar los proyectos en tamaños más manejables
- Arquitectura tecnológica mal definida
- Niveles de servicio (SLA's) mal definidos y/o no administrados
Iniciativas de Mejora
Creo que el estado debe abordar iniciativas de mejora que apunten a reducir los riesgos asociados a los proyectos TIC, entre ellas puedo mencionar:
- Aumentar el esfuerzo en las etapas tempranas del proyecto (diseño) considerando todas las etapas
- Conformación de los equipos de trabajo con las competencias y habilidades requeridas
- Establecer owner de los proyectos complejos al más alto nivel de la institución
- Compartir experiencias (éxitos y fracasos) a nivel de ejecutivos TI del estado
- Establecer programas de certificación y competencias en gestión de proyectos tecnológicos
- Establecer centros de competencia que puedan servir de referencia y apoyo
- Establecer relaciones adecuadas con proveedores
